CAPÍTULO I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y MARCO LEGAL

Artículo 1. Responsable del Tratamiento.

• Razón social: DLT CONTADORES ESPECIALISTAS S.A.S., SIGLA: DLT CONTADORES S.A.S.
• NIT: 900.595.079-9
• Domicilio y dirección: Cra 59 # 66 – 86, Barranquilla,
  Colombia
• Correo electrónico para datos personales: info@dltcontadores.com
• Teléfono: 3216898662
• Página web: www.dltcontadores.com

Artículo 2. Marco legal.
La presente Política se expide en cumplimiento de:

• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Capítulo 25 del Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en especial su artículo 2.2.2.25.3.1.
• Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015 (Registro Nacional de Bases de Datos).
• Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional. Ley 43 de 1990 (reserva profesional del Contador
• Público) y demás normas que regulan la confidencialidad de la información contable y tributaria.
• Circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las anteriores.

CAPÍTULO II. OBJETO, ÁMBITO Y DEFINICIONES

Artículo 3. Objeto. Establecer los lineamientos, criterios y procedimientos con los que DLT CONTADORES ESPECIALISTAS S.A.S. (en adelante “LA EMPRESA”) recolecta, almacena, usa, circula, actualiza, transmite, transfiere y suprime los datos personales, garantizando el  derecho fundamental de hábeas data de los Titulares.

Artículo 4. Ámbito de aplicación. Esta Política aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por LA EMPRESA, ya sea como Responsable o como Encargado. Es de obligatorio cumplimiento para sus socios, directivos, empleados, contratistas, proveedores y terceros que actúen en su nombre.

Se exceptúan las bases de datos señaladas en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

Artículo 5. Definiciones. Conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular, que le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible (p. ej. estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público, datos contenidos en registros públicos y sentencias ejecutoriadas no sometidas a reserva).
• Dato semiprivado: aquel cuyo conocimiento puede interesar a un sector o grupo de personas, como los datos financieros y crediticios.
• Dato privado: el que por su naturaleza íntima solo es relevante para el Titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos).
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos por parte del Responsable o Encargado ubicado en Colombia a un receptor que a su vez es Responsable, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos dentro o fuera de Colombia para que un Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

CAPÍTULO III. PRINCIPIOS

Artículo 6. Principios
rectores. LA EMPRESA aplicará de manera armónica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Legalidad: el Tratamiento se sujeta a la ley.
2. Finalidad: obedece a una finalidad legítima informada al Titular.
3. Libertad: solo se ejerce con consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.
4. Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Transparencia: el Titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
6. Acceso y circulación restringida: solo pueden acceder las personas autorizadas por el Titular o por la ley.
7. Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
8. Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento deben guardar reserva, incluso después de
   finalizada su relación con LA EMPRESA. Este principio se refuerza con la reserva profesional propia del ejercicio de la Contaduría Pública.

CAPÍTULO IV. TRATAMIENTO Y
FINALIDADES

Artículo 7. Tratamiento general. LA EMPRESA recolectará, almacenará, usará, circulará, actualizará y suprimirá datos personales únicamente para las finalidades descritas a continuación, de acuerdo con el tipo de Titular.

Artículo 8. Clientes y prospectos (personas naturales, y representantes, socios y contactos de personas jurídicas).
a) Prestar los servicios contratados: contabilidad, revisoría fiscal, auditoría, asesoría tributaria, nómina, consultoría financiera y demás servicios profesionales.
b) Elaborar y presentar declaraciones tributarias, información exógena, reportes y demás obligaciones ante la DIAN, secretarías de hacienda, Superintendencias, Cámaras de Comercio, UGPP, operadores de PILA y demás autoridades.
c) Procesar información contable, financiera, tributaria y laboral de los clientes y de los terceros (empleados, proveedores y clientes del cliente) que estos entreguen, actuando en tal caso como Encargado del Tratamiento.
d) Gestionar firma electrónica o digital, certificados, radicaciones y trámites en plataformas oficiales a nombre del cliente, cuando este lo autorice.
e) Facturar, cobrar, gestionar cartera y realizar verificaciones de pago.
f) Cumplir obligaciones de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (SAGRILAFT u otros sistemas aplicables), incluyendo consultas en listas restrictivas.
g) Enviar comunicaciones sobre cambios normativos, vencimientos tributarios, boletines, eventos e información comercial de los servicios de LA EMPRESA.
h) Medir la satisfacción y mejorar la calidad del servicio.
i) Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.

Artículo 9. Empleados, aspirantes y exempleados.
a) Adelantar procesos de selección, verificación de referencias y antecedentes.
b) Celebrar, ejecutar y terminar el contrato laboral; liquidar y pagar nómina, prestaciones sociales y aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales.
c) Cumplir obligaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluyendo exámenes médicos ocupacionales e incapacidades.
d) Afiliar al trabajador y sus beneficiarios a EPS, ARL, AFP y Caja de Compensación.
e) Expedir certificados laborales y responder requerimientos de autoridades.
f) Controlar el acceso a las instalaciones y sistemas de información.
g) Conservar la historia laboral por el tiempo exigido por la ley.

Los datos de aspirantes no seleccionados se conservarán por un máximo de [5 años], salvo autorización del Titular para un plazo mayor.

Artículo 10. Proveedores y contratistas.
a) Evaluar, seleccionar y contratar proveedores.
b) Gestionar pagos, retenciones, certificados tributarios y obligaciones contables.
c) Verificar el cumplimiento contractual y la prevención de riesgos LA/FT.
d) Mantener comunicación sobre la relación comercial.

Artículo 11. Visitantes y videovigilancia (si aplica).
Los datos de visitantes y las imágenes captadas por cámaras se usarán exclusivamente para la seguridad de las personas, bienes e instalaciones, y podrán ser entregados a autoridades cuando estas lo requieran. LA EMPRESA informará mediante avisos visibles la existencia de zonas videovigiladas.

Artículo 12. Conservación.
Los datos se conservarán mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas y por los términos legales aplicables, en particular el término de conservación de libros, comprobantes y soportes contables (artículo 28 de la Ley 962 de 2005) y los términos de firmeza de las declaraciones tributarias. Cumplidos estos plazos, los datos serán suprimidos de forma segura.

CAPÍTULO V. DATOS SENSIBLES Y DE MENORES

Artículo 13. Datos sensibles.
LA EMPRESA solo tratará datos sensibles (p. ej. datos de salud de empleados, datos biométricos como huella o imagen) cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita, salvo que la ley no la exija;
b) Sea necesario para salvaguardar un interés vital del Titular;
c) Se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; o
d) Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, con supresión de identidad.

Al solicitar estos datos, LA EMPRESA informará al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento ni a responder preguntas sobre datos sensibles, e indicará cuáles de los datos solicitados tienen esa calidad y la finalidad del Tratamiento. Ninguna actividad se condicionará a que el Titular suministre datos sensibles.

Artículo 14. Datos de niños, niñas y adolescentes. Su Tratamiento está proscrito, salvo los datos de naturaleza pública y aquellos necesarios por ejemplo para afiliar a los hijos de empleados como beneficiarios a la seguridad social o caja de compensación.
En todo caso se respetará el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y se contará con la autorización de su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado según su madurez.

CAPÍTULO VI. DERECHOS DEL TITULAR Y AUTORIZACIÓN

Artículo 15. Derechos de los Titulares. De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA o sus Encargados.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requeridasegún el artículo 10 de la Ley.
c) Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA EMPRESA.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La revocatoria y supresión no procederán cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.

Artículo 16. Personas legitimadas. Los derechos pueden ser ejercidos por: (i) el Titular, acreditando su identidad; (ii) sus causahabientes; (iii) su representante o apoderado; (iv) por estipulación a favor de otro o para otro.

Artículo 17. Autorización.
LA EMPRESA solicitará autorización previa, expresa e informada al momento de la recolección, por cualquier medio que permita su consulta posterior (documento físico, formulario electrónico, correo, mensaje de datos, conducta inequívoca o grabación telefónica). Se conservará prueba de la autorización.

Artículo 18. Casos en que no se requiere autorización. Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Artículo 19. Datos de terceros entregados por los clientes. Cuando el cliente entregue datos personales de sus empleados, proveedores, clientes u otros terceros para la prestación del servicio, el cliente actúa como Responsable y garantiza que cuenta con la autorización de dichos Titulares. LA EMPRESA actuará como Encargado y tratará esos datos únicamente conforme a las instrucciones del cliente y a esta Política.

Artículo 20. Aviso de privacidad. Cuando no sea posible poner a disposición esta Política, LA EMPRESA informará al Titular, mediante aviso de privacidad, la existencia de la Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.

CAPÍTULO VII. DEBERES

Artículo 21. Deberes de LA EMPRESA como Responsable. Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA deberá:
a) Garantizar al Titular el pleno ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar copia de la autorización.
c) Informar al Titular la finalidad de la recolección y sus derechos.
d) Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
f) Actualizar y rectificar la información cuando sea procedente.
g) Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté autorizado.
h) Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad.
i) Tramitar las consultas y reclamos en los términos de ley.
j) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
k) Informar al Encargado cuando la información esté en discusión por el Titular.
l) Informar a solicitud del Titular el uso dado a sus datos.
m) Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.
n) Cumplir las instrucciones de la SIC.

Artículo 22. Deberes de LA EMPRESA como Encargado. Cuando trate datos por cuenta de sus clientes, cumplirá los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos:
Tratar los datos solo conforme a las instrucciones del Responsable, garantizar su seguridad y confidencialidad, actualizar, rectificar o suprimir oportunamente, registrar la leyenda “reclamo en trámite” cuando corresponda, abstenerse de circular información controvertida y permitir el acceso solo a quienes estén autorizados.

CAPÍTULO VIII. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Artículo 23. Área responsable. El área encargada de atender consultas y reclamos es [ Área Administrativa ], a cargo de [líder administrativo], a través de:

• Correo electrónico: info@dltcontadores.com
• Dirección física: Cra 59 # 66 – 86
• Teléfono: 3216898662
• Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a
  5:00 p.m.

Artículo 24. Consultas. El Titular o sus legitimados podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuere posible atenderla en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Artículo 25. Reclamos. Cuando el Titular considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento, podrá presentar un reclamo que deberá contener:
a) Identificación del Titular;
b) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
c) Dirección o medio de notificación;
d) Documentos que se quieran hacer valer.

Procedimiento:

1. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información, se entenderá que ha desistido.
2. Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que se decida.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Artículo 26. Requisito de procedibilidad. El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA EMPRESA.

CAPÍTULO IX. TRANSFERENCIA,
SEGURIDAD Y VIGENCIA

Artículo 27. Transferencia y transmisión. LA EMPRESA podrá transmitir datos a Encargados (p. ej. proveedores de software contable, nómina electrónica, facturación electrónica, almacenamiento en la nube o correo electrónico), incluso ubicados fuera de Colombia, mediante contratos de transmisión que garanticen la seguridad y confidencialidad. Las transferencias internacionales solo se harán a países con niveles adecuados de protección según la SIC, o en los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, o con autorización expresa del Titular.

Artículo 28. Medidas de seguridad. LA EMPRESA adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, tales como: control de acceso con usuario y contraseña, perfiles de acceso según el cargo, copias de respaldo, antivirus y cortafuegos, acuerdos de confidencialidad con empleados y contratistas, archivo físico bajo llave y procedimientos de destrucción segura de documentos.

Artículo 29. Incidentes de seguridad. Cualquier violación a los códigos de seguridad o riesgo en la administración de la información será reportada a la SIC a través del Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección.

Artículo 30. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Cuando LA EMPRESA esté obligada conforme al Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015, inscribirá sus bases de datos en el RNBD administrado por la SIC y mantendrá actualizada la información registrada.

Artículo 31. Modificaciones.
Cualquier cambio sustancial a esta Política será comunicado oportunamente a los Titulares a través de [página web / correo electrónico] antes de su implementación.

Artículo 32. Vigencia. La presente Política rige a partir del 11 de Octubre de 2016. Las bases de datos estarán vigentes mientras subsistan las finalidades del Tratamiento y los términos legales de conservación.

Representante Legal
DLT CONTADORES S.A.S.

NIT 900.595.079 – 9